Abwesenheitsnachricht bei Stellvertretungen im Bezug auf Besprechungsanfragen

Ich stand heute bei einem Kunden vor folgendem Problem:

Ein Mitarbeiter hat seine Kollegin im Outlook als Stellvertretung eingetragen für Besprechungsanfragen. Jede Besprechungsanfrage die der Mitarbeiter bekommt, geht auch an seine Kollegin.

Ist diese Kollegin nun abwesend und hat den Abwesenheitsassistenten aktiviert, so bekommt jeder der dem Mitarbeiter eine Besprechungsanfrage schickt auch die Abwesenheitsnotiz von der Kollegin obwohl der Absender von dieser Vertretung keine Kenntnis hat.

Lösung:

Mit dem Abwesenheitsassistenten ist dieses nicht zu realisieren.

Jedoch kann man sich hier im Outlook mit einer einfachen Regel weiterhelfen.

In Outlook 2010 ist diese wie folgt einzurichten:

Regelnà Regeln und Benachrichtigungen verwalten

–> Neue Regel

Regel ohne Vorlage erstellen

Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden

Keine Bedingung auswählen!

Diese Regel wird auf alle eingehenden Nachrichten angewendet à Bestätigen

Aktion:

Diese vom Server mit einer Nachricht beantworten

 

Außnahmen:

Außer es handelt sich um eine Besprechungsanfrage oder –aktualisierung

Fertig!

Die Mitarbeiterin muss an dieser Stelle natürlich darauf achten, dass sie nicht mehr den Abwesenheitsassistenten pflegt, sondern den Text der Nachricht in der Regel entsprechend anpasst.

 

 

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